Mit April 2021 tritt das neue Homeoffice-Gesetz in Kraft.
Grundsätzlich gilt es zu sagen, dass Homeoffice auf Freiwilligkeit beruht.
Hier bedarf es einer Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber – Homeoffice darf nie einseitig angeordnet werden.
Die Vereinbarung kann sowohl mündlich, als auch schriftlich erfolgen. Zu Beweiszwecken wird allerdings immer die Schriftform empfohlen.
Wie kann so eine Vereinbarung aussehen?
- Es gibt die Möglichkeit, so eine Vereinbarung auch gleich im Dienstvertrag festzuhalten. Bei der Festlegung des Arbeitsortes sollte aber Spielraum gelassen werden bzw. sowohl die Firmenadresse als auch der Heimatort/Nebenwohnsitz/etwaige andere Adresse, wo im Homeoffice gearbeitet werden kann, kann angeführt werden (mehrere Orte auf jeden Fall möglich).
- Eine weitere Möglichkeit wäre ein Zusatz zum Dienstvertrag. Diesen kann man zeitlich unbegrenzt (d.h. auch rückwirkend) verfassen, und ausführlicher gestalten.
- Eine Regelung in Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung (nur wenn es einen Betriebsrat gibt) ist ebenfalls möglich.
Inhalt einer Homeoffice-Vereinbarung
Der Inhalt einer Homeoffice-Vereinbarung sollte unter anderem folgende wichtige Punkte umfassen:
- Erreichbarkeit des Dienstnehmers
- Beendigung von Homeoffice
- Kosten und Investitionen im Homeoffice
- Daten- und Geheimnisschutz im Homeoffice
- Zeit und Örtlichkeit (siehe Arbeitsunfälle)
Erreichbarkeit des Dienstnehmers
Die Erreichbarkeit des Dienstnehmers sollte auf jeden Fall in der Vereinbarung geregelt werden.
Wenn der Arbeitnehmer ständig zur Arbeitsaufnahme bereit sein muss, ist das Arbeitsbereitschaft (=Arbeitszeit), wenn er nur fallweise erreichbar sein muss, ist das Rufbereitschaft (=keine Arbeitszeit).
Beendigung von Homeoffice
In der Vereinbarung sollte weiters auch festgelegt werden, wie man diese wieder beenden kann.
Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen und sollte so auch festgehalten werden:
- Zeitliche Befristung
- Widerruf (aus betrieblichen Gründen)
Die gesetzliche Regelung für die Beendigung von Homeoffice sieht eine Frist von einem Monat aus wichtigem Grund vor. Die Frist kann vertraglich entsprechend verkürzt werden.
Wichtige Gründe für die Beendigung wären zB. die wesentliche Veränderung von betrieblichen Bedürfnissen oder die Änderung der Wohnsitzverhältnisse des Betriebes.
Einzelne Tage im Homeoffice sollten ebenfalls vereinbart werden, wenn es sich immer um dieselben Wochentage und dieselbe Zeit handelt.
Kosten und Investitionen im Homeoffice
Grundsätzlich ist es so, dass jedem Arbeitnehmer von Seiten des Arbeitgebers am Arbeitsplatz Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden, und der Arbeitnehmer nur verpflichtet ist, seine Arbeitsleistung zu erbringen.
Im Homeoffice ist dies anders, man arbeitet hier (Großteils) mit eigenen Gütern.
Es gibt in diversen Kollektivverträgen Regelungen zu Aufwandersätzen, welche auch im Homeoffice gelten können, dabei sind folgende Varianten denkbar:
- Ausschluss von Aufwandsersatz: hier sollte man jedoch auf Sittenwidrigkeit aufpassen
Beispiel: ein Lehrling im Homeoffice muss sich alle Arbeitsmittel selbst beschaffen und bezahlen, trotz seines geringen Einkommens - Ersatz tatsächlicher Aufwände: ist keine optimale Lösung, hier sollte im Vorhinein abgeklärt werden, dass Investitionen nur mit Zustimmung des Arbeitgebers getätigt werden
- Pauschalvereinbarung: für Aufwände bekommt der Arbeitnehmer einen bestimmten Betrag im Monat ausbezahlt
- Aufwände mit Überzahlung abgelten: ist grundsätzlich erlaubt, muss aber aufgeschlüsselt werden wieviel und wofür; hier muss man aufpassen auf Unterbezahlungen bzw. Lohn- und Sozialdumping
Beispiel: Dienstnehmer bekommt pro Monat € 100 Überzahlung, die Aufwände pro Monat machen aber € 150 aus – Dienstnehmer wäre somit unterbezahlt!
Empfehlenswert ist daher, dem Arbeitnehmer digitale Arbeitsmittel (Handy, Laptop, Internet) zur Verfügung zu stellen (bei erforderlichen oder regelmäßigem Arbeiten im Homeoffice) oder eine angemessene Pauschalabgeltung pro Monat zu bezahlen.
Für zur Verfügung gestellte Arbeitsmittel wird kein Sachbezug angesetzt!!
Daten- und Geheimnisschutz im Homeoffice
Datenschutz betrifft immer den Schutz von personenbezogenen Daten.
Geheimnisschutz betrifft immer den Schutz der Arbeitsstelle/Kunden/Lieferanten.
Es muss auch im Homeoffice sichergestellt werden, dass der Daten- und Geheimnisschutz weiterhin gewährleistet ist. Dies betrifft vor allem das „mit nach Hause nehmen“ von Unterlagen oder digitalen Arbeitsmitteln zB Geheimnisse/Akten verlassen physisch das Unternehmen.
Der Dienstnehmer sollte somit sowohl bei Abschluss- als auch in der Homeoffice Vereinbarung selbst, nochmals darauf hingewiesen werden, dass der Daten- und Geheimnisschutz auch im Homeoffice gilt. Weiters können Punkte zur Wahrung dieses angeführt werden zB das Einwählen in öffentliche Netze zu unterlassen, Ordner/Akten nach Beendigung der Arbeit vor Dritten zu verschließen, etc.
Generelle Informationen zum Homeoffice
Steuerliche Begünstigungen
- Zahlung der Mehrkosten an den Arbeitnehmer; steuerfrei bis € 300/Jahr, hierzu zählen auch freiwillige Zahlungen (Homeoffice-Pauschale € 3/Tag für maximal 100 Tage)
- Kosten des Arbeitnehmers für ergonomisch geeignetes Mobiliar bei Arbeitnehmerveranlagung absetzen; hier sind bis zu € 300/Jahr als Werbungskosten absetzbar, auch die Einbeziehung von Anschaffungen aus dem Jahr 2020 ist erlaubt, Belege sind unbedingt notwendig!!
In allen Fällen muss Homeoffice bzw. die Anzahl der Homeoffice-Tage auf den Lohnkonten dokumentiert sein! Die Umsetzung im BMD ist mit Anfang/Mitte Mai 2021 möglich.
Haftung des Arbeitgebers
Bei Schäden an privaten Gütern des Arbeitnehmers haftet der Arbeitgeber. Er muss für diese aufkommen, wenn diese anlässlich der Dienstleistungserbringung entstehen.
Falls die Arbeit mit privaten Geräten/Arbeitsmitteln nicht gewünscht ist, so sollte dies auch in der Vereinbarung so vermerkt werden, da ansonsten eine Haftungsregelung aufzunehmen ist.
Weiters gilt auch im Homeoffice das Dienstnehmerhaftpflichtgesetz, was bedeutet, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber schädigt, keine große Haftung zu erwarten ist. Die Haftung des Dienstnehmers wird stark reduziert.
Haushaltsangehörige haften ebenso privilegiert wie der Arbeitnehmer selbst!!
Arbeitnehmerschutz
Auch im Homeoffice sind folgende Gesetze anwendbar:
- Arbeitnehmerschutzgesetz (ASchG)
- Arbeitszeitrecht
- Weisungs- und Kontrollrecht des Arbeitsgebers im Homeoffice
Das Arbeitsinspektorat hat im Homeoffice kein Betretungsrecht.
Für Arbeitsaufzeichnungen und Dokumentation ist der Arbeitgeber verantwortlich!
Arbeitsunfälle
Es gibt auch Arbeitsunfälle im Homeoffice. Unter diesen Begriff fallen alle Unfälle, die sich in der zeitlich, örtlichen Umgebung und während der Arbeitszeit ereignen.
Aus diesem Grund sollten auch in der Vereinbarung die Zeit und Örtlichkeit von Homeoffice geregelt/festgelegt werden.
Quelle: Seminar der Bruckmüller Rechtsanwälte „Home-Office – die neuen gesetzlichen Regelungen“