Als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gelten auch auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen, also solche, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Möglichkeiten der elektronischen Übermittlung sind folgende: E-Mail, E-Mail Anhang, Webdownload, eingescannte Papierrechnung, elektronisches Format wie .txt, .doc, .pdf, .rtf. Neben den allgemeinen Rechnungsmerkmalen ist, damit die elektronische Rechnung als ordnungsgemäß gilt und der Vorsteuerabzug gewahrt bleibt, Folgendes erforderlich:
- Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung der Rechnungen zustimmen und
- folgende Kriterien müssen gewährleistet sein: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung ab Ausstellung der Rechnung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer